Pマークの更新審査の恐怖
Pマークは取得した後に2年ごとに更新審査がやってきます。初めての更新審査では何を準備したらいいのか悩むことが多いです。特に自分が新規に取得する際のメンバーでなく、新しく担当になった場合などは情報がなさすぎてパニックになってしまうことも多いです。ただし、更新審査はそれほど怖いものではないのでコンサル会社に依頼する前に一度整理してみましょう。
Pマークの更新申請
まずは更新申請書類を提出することが大切です。自社のPマークの更新日付の8ヶ月前になると審査機関から更新手続き依頼の連絡がメールや電話で来ます。担当者や連絡先が変わってしまっている場合は連絡が来ない場合もありますので、確認しましょう。また、更新日付は自社で持っている登録証にも記載されていますし、わからないようであればJIPDECのホームページから探すこともできますので確認してみましょう。申請書類の提出は更新日付の4ヶ月前までに提出することが原則となっています。ただし、4ヶ月を過ぎてしまったらいきなり失効というわけではありません。何度か審査機関から連絡があるはずですので、どうしても間に合わないようであれば一度審査機関に相談してみることをおすすめします。
更新申請書類の書き方がわからないという方も多いですが、初めての更新であれば新規取得時の申請書類、2回目以降の更新であれば前回の更新申請時の申請書類を探してみましょう。Pマークの文書があまり変更がないようであれば、一部を修正してそのまま利用することができます。新たに記載する箇所は、2年分の教育サマリー・監査サマリー・代表者見直しサマリーのみです。また日付・連絡先・担当者・文書名などは見直す必要はありますが、前回のものを参照して作成できるのではないかと思います。申請書類と様式が整えば申請することができます。その他いくつか必要なものもありますが、申請書類の最初にチェックリストがありますのでそれを見ながら準備してみましょう。
現地審査の準備
文書審査と現地審査は、原則Pマークを初めて取得した場合と同様です。更新だからと言って省略されたりすることはありません。文書審査は申請書類を提出後に結果が到着し、その1ヶ月から2ヶ月後に現地審査という流れも変わりません。
現地審査までに用意しておくものは、前回審査から2年分の記録です。ここで勘違いしないようにしないといけないのは、更新審査は2年に1回ですが2年間のPマークの活動の確認をされるということです。規程を確認し、どのような記録が作成されていないといけないか確認しましょう。漏れがあればスケジュールから遅れてしまっても仕方ないので対応していきましょう。ただし、嘘の記録を作成すると審査で厳重な指摘を受けることもあります。過去に遡って実施できないことは、無理やり記録を作るのではなく、今後の対策をきちんと決めて審査員に正直に説明できるように準備しましょう。
