Pマークの更新はいつまでにすればいいの？
既にプライバシーマークを取得している企業で新しくPマーク担当になった場合、プライバシーマーク更新の対応をしなければなりません。何もわからない方(初めは誰でもそうだと思いますが)はいったいいつまでに手続きをすればいいのか悩んでしまうのではないでしょうか。しかし、心配することは全くありません。なぜかというと、審査機関から何度か連絡をもらえるからです。ですので、免許やパスポートの更新のようにうっかり過ぎてしまったということはあまりないと考えていいでしょう。
Pマークの更新手続きの期間
Pマークの更新手続きの期間はPマークの更新日の8ヶ月前から4ヶ月前と原則的には定められています。自社の更新日付はプライバシーマーク登録証に記載してありますが、もしなくしてしまった、見つからないという場合でも、「プライバシーマーク付与事業者一覧」で検索すれば事業者一覧が出てきますのでそこから自社の更新日付を確認することができます。上記サイトの「有効期間満了日」からマイナス4ヶ月、マイナス8ヶ月をすればいつが更新手続きの期間なのかすぐにわかります。平成表記なので少しわかりづらいですが。
更新手続き漏れがないようにするためには
上記の通り、Pマークの審査機関から8ヶ月前、4ヶ月前の少し前に最低2回は電話やメールなどで更新のお知らせが来ますが、電話やメールは審査機関に登録されている担当者宛に来ますので、異動や退職などで前任の方などに連絡が行ってしまう場合もあります。そのため、前任者から引き継いだ方の場合は連絡先や担当者の変更を審査機関にきちんと報告しておくことが大事です。また、4ヶ月前までには更新申請書類を提出しなければなりませんが、業務上の都合や体制変更などでどうしても間に合わないというケースの場合は事情を説明して手続きの延期を申し出ましょう。理由を説明すれば応じてくれるケースの方が多いです。期限を過ぎたら自動的に失効ということは基本的にはありませんので、間に合わない場合でもあきらめてはいけません。
更新書類を出せば終わりではない
ここまで説明した通り、4ヶ月前までに更新申請の書類を提出し受理されればまずはよいのですが、4ヶ月前までに「書類を提出する」だけですのでその後文書審査や更新日付の1ヶ月前までには現地審査がおこなわれます。更新手続きはあくまでも「審査をお願いします」という手続きの書類だけですので、勘違いしないようにしましょう。
