Pマーク現地審査の懸念
Pマークの現地審査で何が聞かれるのか、どのように対応したらよいのかを心配する声が多いようです。コンサル会社はよく想定質問集などを提示していますが、新規取得の場合初めての経験ですので心配や緊張するのはもちろんのことだと思います。ここではいくつか心配を払拭していきたいと思います。
Pマーク現地審査 トップインタビュー
現地審査では必ずトップインタビューとして社長へのインタビューが20分程度設けれられています。担当者は社長にどう答えてもらうか心配することが多く、想定問答をコンサル会社にもらって渡したりすることもあります。ただし、社長へのインタビューは細かいことは原則聞かれません。Pマーク取得においては経営層がきちんと関わっていることは重視されますが、社長が細かい部分まで把握していることは求められていないからです。ですので、純粋に社長が個人情報やPマークの運用について考えていることを自分の言葉で答えられれば問題ありません。また、社長の受け答えによって審査が打ち切りになったりすることもありません。一点だけ注意すべき事項としては、社長がPMSや個人情報について、問題やリスクであると考えていることがどのようなことかは事前に確認しておいた方がよいかもしれません。社長つまりトップがリスクや問題と捉えている事項に対して、理解をし対策をしているのかというのが現場での審査におけるポイントの一つになるからです。
Pマーク現地審査 業務のヒアリング
業務のヒアリングでは、どのような業務があり、どのような個人情報があり、どのようなリスク対策を実施しているかをヒアリングやエビデンスで確認されます。個人情報管理台帳やリスク分析表などを中心にヒアリングがおこなわれますが、決められたルールに従って運用されていることが示せればそれほど問題はないでしょう。ヒアリングを受けるのは実際の業務の担当者でも構いませんし、業務を理解している1名の方が全て答えても構いません。
Pマーク現地審査 Pマーク事務局の審査
Pマーク現地審査 Pマーク事務局の審査
Pマーク事務局の審査では、規程に従って運用がおこなわれ、記録類が作成されているかについて、要求事項に沿って確認がおこなわれます。文書審査では規程がPマークの要求事項に合致しているかの審査がおこなわれていますが、現地審査ではきちんと記録・エビデンスが作成されているかが見られます。同意書や教育の受講記録など収集・記載しなければいけない記録類は複数ありますが、サンプリングではありますが、かなりの量を確認されます。記録類を作成・整備しておくことはもちろんですが、問われた際にすぐに記録を提出できるように準備しておきましょう。紙でもデータでも問題ありませんが、とにかく審査員に見やすい形で提供することが求められます。
Pマーク現地審査の時間
一般的な企業では概ね6～8時間程度になります。大企業では審査員の数が増えて審査が並行で進められることもありますが全体の時間はほぼ1日で収まると考えてよいでしょう。非常に小規模な企業の場合は短くなるケースもありますが3～4時間で終わることはありませんので、審査当日は必ず1日は確保しておきましょう。
