コンサル会社の作業範囲
Pマークのコンサル会社がいったいどこまでやってくれるのか、というのは営業段階で詳しく確認することが重要です。作業範囲についてはある程度契約時に提案資料等で記載されているので詳細を確認しておきましょう。契約金額によって3パターンくらいに分けられると思います。
- 必要文書雛形一式を提供。基本的には自社で雛形文書を利用して必要文書を作成する。コンサル会社には疑問点の質問のみおこなえる。
- 定期的に訪問でコンサルティングをおこない運用支援全般をおこなう。文書作成についてもコンサル会社側・自社側で作業分担を分け実施する。
- 3回の程度の訪問回数で、全ての文書作成をコンサル会社が代行する。
3が最も楽ですが、全て代行になってしまい自社で作業することができないため、本当に「Pマークを取るだけ」になってしまいます。1は、前職などでプライバシーマーク取得の経験などがある方に取ってはおすすめです。初めて取得する場合は2が一番よいでしょう。
最初に確認すること
Pマーク取得プロジェクトで最初に確認することは、全体のスケジュールでしょう。いつ、誰が、いつまでに何をやらなければいけないかを明確にする必要があります。全体のスケジュール表やタスク表などをコンサル会社に提出してもらいましょう。ここでぼんやりとやることが見えてくるはずです。
運用まで
ある程度スケジュールが確定した後は、規程や文書作成、社内での運用までコンサル会社が中心となって進めてくれます。不明な点は質問し、自社でどうしても作業が難しいものはコンサル会社に作業を依頼できないか確認してみましょう。文書作成・運用まで完了すると従業員への教育が必要です。教育については、コンサル会社から提供されるものに加え、どうしても入れてほしいコンテンツなどがあれば含めてもらうよう依頼するとよいでしょう。
監査から審査まで
Pマークでは要求事項により全部門の内部監査が必要となりますが、コンサル会社が代行して実施してくれる場合、教育と同様に重点的に監査してほしい部門や項目があれば伝えておきましょう。内部監査完了後の代表者見直しについても、わからないことがあれば相談していきましょう。
準備が整って審査を受けるためには申請書類の作成が必要です。申請書類はある程度埋まったものをコンサル会社に依頼しましょう。ただし、必要な項目については2年後に自社で作成できるように、きちんと自社で記入することが大事です。
Pマーク審査から合格まで
申請書類と文書を提出すると、文書審査結果が届きます。現地審査までに改善する事項について、コンサル会社と対応方法について検討・対応しましょう。現地審査での指摘事項についても同様です。改善方法や報告書の提出方法などわからないことがあればすぐに確認しましょう。改善対応が終わるとPマーク取得となります。
Pマーク取得後
コンサルティング契約はPマークを取得すると一旦完了です。ここまで進めてきて、これからは全て自社で対応できるのであれば、これから依頼する必要はありません。ただし、マークは取れたものの、まだ運用面について不安な部分があったり更にレベルアップを考えている場合は、取得後のサポートがどのようなものがあるかコンサル会社に確認してみましょう。提示されたサポート内容から自社に取って本当に必要なものを選択し、契約するとよいでしょう。
