Pマーク審査機関の決定
代表者見直しや是正処置対応などまで完了すると、いよいよPマークの審査向けて準備を進めることになります。まずは審査をおこなう審査機関ですが、業種や事業者の地域によって選べる審査機関が異なります。平均的にはほぼ5つ程度の審査機関から選択できると考えてよいでしょう。もちろん認定機関のJIPDECに審査を依頼することも可能ですが、どの審査機関で審査を受けてもPマークは同じものですので、自社にマッチした審査機関を選ぶとよいでしょう。審査機関は入会登録が必要な場合が多く、年会費などを支払うことも多いのですが、自社が既に入会している場合もありますので、社内で確認してみましょう。また、年会費が無料の審査機関もあります。年会費がかかる審査機関の場合は、無料セミナーや定期的な情報提供などがおこなわれるため、お金がかかるからといって年会費無料の審査機関にするという判断はやめましょう。どの審査機関が自社に取って一番よいかはコンサル会社に相談してみるとよいでしょう。
Pマーク申請書類の提出
審査機関が決定したら、Pマークの申請書類を作成します。申請書は各審査機関のWebサイト等からダウンロードができます。記入例が非常に細かい記載のため、難しそうと思ってしまいますが、それほど多くの項目を記載する必要はないため、まずは記載例を参考にして自社で記載してみるとよいでしょう。コンサル会社がほぼ作成してくれる場合もありますが、その場合でも将来のことを見越して、書き方だけはきちんと理解することが大切です。申請書類とPマークの規程、様式と登記簿などを審査機関に郵送すると申請は完了となります。
Pマーク文書審査
申請書類に不備がなければ、送付したPマークの文書がJIS Q 15001:2006に準拠しているか、という文書審査がおこなわれます。この文書審査結果についての報告書が平均1ヶ月～2ヶ月後に届きます。◯、×、現地などという記載がありますが、×のものについては現地審査までに是正の対応を完了する必要があります。ただし、この時点で改善の報告書などを記載する必要はありません。文書審査結果と合わせて現地審査の日程が調整されます。
Pマーク現地審査
約1日間、実際に自社にPマークの審査員が来訪し、Pマークの運用状況の確認がおこなわれます。業務内容のヒアリングから、記録類が適切に作成されているかなどを細かく審査されます。文書・記録については文書審査では枠組みのみの審査ですが、現地審査では承認なども含めて記録が規程に沿って正しく運用されているかなども確認されます。Pマークの全文書を紙でファイリングしておき、すぐに審査員に見せられるようにしておきましょう。ただし紙である必要性はなく、データでもかまいません。あくまでも審査員にわかりやすく見せられる準備をしておくことが大切です。
