2016年1月よりマイナンバーの運用が開始されました。Pマークのコンサルを依頼する際には、マイナンバー対応も支援内容でカバーされているか確認することが大切になってきます。
マイナンバー制度とは
マイナンバー制度は住民票を持つ国民一人ひとりに番号を付与し特定の個人を管理しやすくすることで、社会保障や納税、災害対策などの分野において効率的に情報を管理するための制度です。所得や行政サービスの受給状況の把握、行政手続の簡略化などを目的として開始されました。共通番号制度とも呼ばれます。2015年より通知カードの配布がおこなわれ、2016年1月から利用が開始されています。企業は従業員の健康保険や厚生年金の加入手続を行ったり、従業員の給料から源泉徴収して税金を納める際にマイナンバーを利用していくこととなります。
企業のマイナンバーでの注意点
マイナンバーの取り扱いは、通常の個人情報よりもより厳格な管理が定められています。詳しくは特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインを参照するとよいでしょう。簡単な要求事項は下記のようなものが挙げられます。
マイナンバーの要求事項
個人番号関係事務委託
マイナンバーに関係する業務を委託する場合、自社と同様の安全管理措置が講じられるよう、委託先に対して監督をおこなうことが求められます。つまりマイナンバー関連業務などを外部にアウトソースする際は厳格に委託先のチェックをする必要があります。
安全管理措置
企業はマイナンバーをの適切な管理のために、適切な安全管理措置を講じ、従業者の監督をおこなわなければなりません。基本方針、特定個人情報取扱規程の作成、組織体制の整備、事務担当者の教育、電子媒体等の管理、アクセス制御・外部からの不正アクセス防止対策など様々な対策を実施する必要があります。
マイナンバーの保管・利用
マイナンバーは番号法で記載された事務をおこなう際を除いて原則として保管してはいけません。また、マイナンバーを利用できる事務も番号法で定められており、その利用範囲を超えて利用することはできません。一般的な個人情報は本人の同意を得た場合は、利用範囲を企業側で定めることができますが、マイナンバーについては社会保障や税などの手続きなどの業務に限定した利用しかできません。
マイナンバーの提供
マイナンバーは個人番号利用事務以外には原則として外部に提供することはできません。事業者が特定個人情報を提供できるのは従業員等の特定個人情報を行政機関等や健康保険組合等に提供する場合に限られています。
マイナンバー漏えいの罰則
マイナンバーを漏えいさせてしまった場合、最大で4年以下、200万円以下の罰則が科せされる可能性があります。一般的な個人情報を漏えいした場合に比べ具体的な罰則措置が定められていると考えてください。
Pマークとマイナンバー
Pマークを取得していない会社にとっては、ガイドラインなどで求められているマイナンバー対策を取ることは比較的労力がかかります。具体的には
- マイナンバー取扱基本方針・規程の作成
- マイナンバー管理体制の構築
- アクセス制御やバックアップ対策
- マイナンバー事務担当者への教育
などが挙げられます。具体的に何をやればよいのかイメージがつきづらいものも多くハードルが高いでしょう。
逆にPマークを取得している会社にとっては、それほど負荷のかかるものではありません。なぜならマイナンバー(特定個人情報)の対策は取れていないかもしれませんが、通常の個人情報保護の体制は既にできあがっているからです。既にPマークを取得している会社は、規程にマイナンバーの取扱関連の項目を追加した上で、特定個人情報としてマイナンバー業務で取り扱う情報を管理、リスク対策をおこなえばよいのです。もちろんマイナンバーは一段上の厳格な管理が必要となるものの、大幅なコスト負担や工数増にはつながらないと言えるでしょう。
Pマークは具体的に個人情報を取り扱う方法について具体的に方法が示されているため、事業者に取っては何をやるかがわかりやすいとも言えます。そのため、社内にマイナンバー以外にも多くの個人情報を取り扱っている会社はマイナンバー制度の導入を機に、Pマークを取得することが増えてきています。実際に2015年のマイナンバー通知カードが配布される前後より、Pマーク取得事業者が前年に比べ増加していることが報告されています。
もしもあなたの会社が個人情報を多く取り扱う業務をおこなっていて、マイナンバー制度に対して対策をおこなっていない場合、そしてきちんと社内の対策をおこないたいという場合は、お金はかかりますがPマークを取得してみるのも選択肢の一つかもしれません。
